Heb jij weleens overwogen om de rol van bestuurslid extern uit te besteden?
Het lijkt vandaag de dag steeds lastiger om vrijwillige eigenaren te vinden die de rol van bestuurslid willen uitvoeren. Ergens kunnen we dit wel begrijpen. De rol is vaak ondankbaar, vraagt de nodige tijd en kennis en kan soms tot discussies leiden die je liever niet met je buren wil hebben. Wanneer de aanmeldingen voor de rol van bestuurslid uitblijven kan de VvE ervoor kiezen om dit bij een externe partij uit te besteden. Weet dat deze keuze niet zonder gevolgen is. We adviseren je om goed over de volgende zaken na te denken:
– Maak een keuze of je één externe partij wil die zowel het beheer als het bestuur uit gaat voeren of dat je deze twee rollen bij twee losse partijen neerlegt.
– Kom tot een goede definitie van de taken van het bestuur. Benoem alle scenario’s die zich op VvE niveau voor doen en omschrijf wie waar verantwoordelijk voor is.
– Weet dat je aan betrokkenheid inlevert. Die betrokkenheid kan je terugwinnen door commissies in het leven te roepen of door vast te leggen hoe vaak het extern bestuur fysiek op locatie aanwezig moet zijn.
– Maak een afspraak over de manier waarop het externe bestuurslid verantwoording aflegt. Is dit puur een financiële verantwoording in de vergadering of wordt er bijvoorbeeld een raad van commissarissen aangesteld.
– Communicatie is de sleutel. Leg vast op welke manier het externe bestuurslid de eigenaren op de hoogte dient te houden. Wil je bijvoorbeeld dat er om de zoveel tijd een nieuwsbrief wordt uitgebracht?
– Bepaal een duidelijk financieel mandaat in de vergadering zodat er geen uitgaven gedaan worden waar u liever eerst wat van had willen vinden.
Ben jij benieuwd of het uitbesteden van de rol van bestuurslid voor jullie VvE interessant is? Neem eens contact met ons op dan kunnen we hierover van gedachte wisselen.