De vergadering van eigenaars. Dit is voor een groot gedeelte van onze VvE’s het enige moment in het jaar dat alle eigenaren bij elkaar komen. Dat betekent dat een goede voorbereiding van de vergadering essentieel is. Vergeet je een item op de agenda te zetten of zijn de stukken onvolledig? Dan kan er geen besluit genomen worden. Geen besluit betekent vervolgens dat je stil komt te staan en dat willen we natuurlijk niet.
Als voorzitter hebben wij vervolgens de verantwoordelijkheid om de vergadering in goede banen te leiden. We letten er bijvoorbeeld op dat het aantal vertegenwoordigde stemmen geteld wordt, dat alle voorstellen goed en volledig behandeld worden en dat er correcte besluitvorming plaatsvindt.
De verslaglegging van de vergadering valt ook onder de verantwoording van de beheerder. Het is bij ons de regel dat je direct de dag na de vergadering de notulen uitwerkt want dan zit alle informatie nog vers in het hoofd. Door een besluit- en actielijst toe te voegen maak je het voor iedereen overzichtelijk en kan je in één oogopslag de essentie van de vergadering teruglezen.
In de meeste gevallen vergadert de VvE in maart, april, mei of juni. Deze vier maanden zijn daarom veruit de drukste periode in het jaar van de beheerder. Het einde van deze drukke periode is echter in zicht. Nog eventjes volhouden dus!