Login Vraag offerte aan

Vertrouwen is goed, controleren is beter!

Een groot gedeelte van onze beheertaken bestaat uit het voeren van de financiële administratie van de VvE’s. Dit betekent dat we dagelijks met het geld van onze klanten aan het werk zijn. Wanneer u deze werkzaamheden als VvE uitbesteed moet er natuurlijk vertrouwen zijn dat wij hier als kantoor goed mee omgaan. Maar nog beter is het als u het ook kunt controleren. Als klant van J&M VvE Beheer kunt u rekenen op de volgende standaard maatregelen:

  • De gehele administratie wordt gevoerd in Twinq. Het bestuur en de kascommissie kunnen via onze website inloggen op dit systeem en heeft daarmee de administratie 24 uur, 7 dagen per week inzichtelijk.
  • De mutaties op de bankrekeningen worden elke werkdag bijgewerkt, dus elke mutatie op de bankrekening is een dag later in Twinq inzichtelijk.
  • Betalingen kunnen uitsluitend via Twinq worden klaargezet en zijn dus inzichtelijk.
  • Betalingen voor zover deze niet onder een contract vallen worden voor akkoord voorgelegd via Twinq aan het bestuur.
  • Er zijn geen betaalpassen van rekeningen van klanten aanwezig op kantoor, alleen toegangspassen tot het Internetbankierenpakket waarmee geen pinbetalingen of Ideal-betalingen kunnen worden gedaan.
  • Wij hebben bij de grote banken geen normaal Internetbankieren-pakket maar een aangepast pakket. Hierin is het niet mogelijk losse betalingen in te voeren, maar alleen betaalbestanden vanuit Twinq te importeren.
  • De enige overboekingen die buiten Twinq om gedaan kunnen worden zijn overboekingen van of naar de spaarrekening. Omdat de spaarrekening een vaste tegenrekening heeft, geldt voor een overboeking vanaf de betaalrekening weer bovenstaande.
  • Binnen J&M VvE Beheer is geen medewerker die zelfstandig een overboeking kan klaarzetten en verzenden. Er zijn medewerkers die alleen rechten hebben om betaalbestanden in de bank te importeren en er zijn medewerkers die alleen rechten hebben om betalingen te verzenden, maar niemand heeft een combinatie van die twee rechten. Voor het verrichten van een betaling zijn dus minimaal twee medewerkers nodig.
  • J&M VvE Beheer is lid van de branchevereniging en heeft de gedragscode ondertekend. Foutief handelen betekent royement van het lidmaatschap.

Wanneer deze standaard maatregelen onvoldoende worden bevonden door een VvE dan kunnen we nog aanvullende de onderstaande zaken aanbieden.

  • Alle betalingen (dus ook de facturen waar een overeenkomst ten grondslag ligt) worden via Twinq voor akkoord aan het bestuur voorgelegd (kosteloos)
  • Er wordt een meetekenpas aangevraagd bij de bank. Er kan dan uitsluitend nog een betaling worden verricht indien deze ook van een akkoord door het bestuur is voorzien, zolang dit niet het geval is blijft deze op vrij te geven in de bank staan. Hier kan ook bijvoorbeeld een bedrag voor worden afgesproken, dus bijvoorbeeld alle betalingen boven de € 1.000,-. (tegen meerprijs)
  • Er wordt een meekijkpas aangevraagd bij de bank. Hiermee kunnen op de bankrekeningen op elk moment de mutaties worden ingezien (tegen – lagere- meerprijs)
  • De VvE opent zelfstandig een spaarrekening waarop J&M VvE Beheer geen volmacht heeft en hier wordt het grootste deel van het spaargeld van de VvE opgezet. Voorwaarde is wel dat de afschriften naar J&M VvE Beheer worden gestuurd zodat deze in de administratie kunnen worden verwerkt. Wanneer er overboekingen moeten plaatsvinden naar de betaalrekening bij bijvoorbeeld groot onderhoud dan dient het bestuur hier logischerwijs aan mee te werken.

Goed om te benadrukken is dat J&M VvE Beheer voor zowel beroepsaansprakelijkheid als bestuurdersaansprakelijkheid een verzekering heeft afgesloten. De beroepsaansprakelijkheid biedt dekking voor gevallen waarin J&M VvE Beheer aansprakelijk wordt gesteld door klanten voor bijvoorbeeld verkeerde adviezen of fouten worden gemaakt bij de werkzaamheden die de VvE schade berokkenen. De bestuurdersaansprakelijkheid is alleen voor de gevallen waarin J&M VvE Beheer benoemd is als bestuurder. Dit gaat maar op voor een aantal VvE’s maar is zeker niet minder belangrijk.

J&M VvE Beheer gaat zorgzaam met het geld van de VvE’s om maar we realiseren ons zich dat u dit graag controleert en daarmee bevestigd krijgt. Zelf zouden wij dit ook prettig vinden. Heeft u over dit onderwerp meer vragen dan kunt u contact met ons opnemen.


Naar nieuwsoverzicht