Login Vraag offerte aan

Besluitvorming in crisis tijden

Het is u vast niet ontgaan dat de ingestelde maatregelen vanwege het Coronavirus voortduren. Fysieke bijeenkomsten, en hiermee ook de VvE vergadering, zijn voor een nog onbekende periode niet toegestaan. Logischerwijs wordt de vraag gesteld hoe de VvE’s, die nog niet vergaderd hebben, hiermee om moeten gaan. Ons inziens zijn er drie omgangsvormen mogelijk die we hieronder voor u hebben uitgewerkt.

 

Omgangsvorm 1: Nieuwsbrief en een fysieke vergadering

Er wordt een nieuwsbrief uitgezonden waarin alle eigenaren worden bijgepraat over de actuele VvE zaken. In de bijlage van deze nieuwbrief worden de financiële stukken van het boekjaar 2019 meegestuurd. De eigenaren hebben hiermee de kans om de stukken te controleren en eventuele kritieken of vragen kenbaar te maken.

Wanneer het weer toegestaan is om fysiek bij elkaar te komen wordt er alsnog een ledenvergadering georganiseerd om de benodigde besluiten te kunnen nemen.

 

Omgangsvorm 2: Schriftelijke stemming

Er wordt een schriftelijk stemming georganiseerd om tot besluitvorming binnen de VvE te komen. Alle eigenaren ontvangen een set stembriefjes. Door deze in te vullen, te ondertekenen en te retourneren kunnen de eigenaren hun stem kenbaar maken.

Belangrijke voorwaarde bij deze vorm is dat er alleen sprake is van een rechtsgeldig besluit wanneer alle eigenaren hebben gereageerd en ook alle eigenaren het eens zijn over hetgeen wat wordt voorgesteld. Dit maakt het voor veel VvE’s niet haalbaar om op deze manier tot besluitvorming te komen.

 

Omgangsvorm 3: De digitale vergadering

Er is een tijdelijke wet “Covid-19 Justitie en Veiligheid” aangenomen die het mogelijk maakt om ook digitaal te vergaderen. Klik hier voor een toelichting hoe u dit op een rechtsgeldige manier kunt laten plaatsvinden.

Ter verduidelijking benadrukken we dat het bestuur er ook voor kan kiezen om slechts een selectie van agendapunten voor te leggen. In dat geval wordt er een onderscheid gemaakt tussen zaken die niet langer kunnen wachten en zaken die later ook nog prima in stemming gebracht kunnen worden. We kiezen dan voor een combinatie van omgangsvorm 2 of 3 met alsnog een fysieke vergadering wanneer dit weer is toegestaan.

 

Tenslotte

Onderdeel van eerder genoemde wet is ook dat de normale verplichting om binnen een bepaalde termijn te vergaderen, mag worden verlengd met 6 maanden. Er is op dit moment dus geen wettelijke noodzaak om de vergadering op korte termijn te houden.

Er zijn meerdere facetten die bepalen welke omgangsvorm voor uw VvE het meest geschikt is. Denk hier bijvoorbeeld aan de onderwerpen op de agenda. Maar ook de grootte van de groep eigenaren en de mogelijkheden om een digitale vergadering bij te wonen kunnen hierin een bepalende rol spelen. U kunt met ons kantoor in contact treden voor een stuk advies in uw persoonlijke situatie.


Naar nieuwsoverzicht